Yang dimaksud dengan SIM adalah segala sesuatu yang menyangkut perencanaan, pengembangan, pengelolaan dan penggunaan alat bantu teknologi informasi untuk membantu manusia dalam menyelesaikan seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan dan pengelolaan informasi.
Komponen dari SIM sendiri adalah:
1. Manajemen
Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuna ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Karenanya, manajemen dapat diartikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien.
2. Teknologi Informasi (hardware dan software)
Teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga lebih cepat, lebih luas sebarannya, lebih lama penyimpanannya.
- Informasi
- Sumber Daya Manusia (brainware)
Sedangkan SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) didefinisikan sebagai Sistem Informasi terpadu, yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian.
Lingkup Pembangunan dan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
- Sistem informasi dan aplikasi
- Sarana komputer dan penunjang
- Sarana komunikasi
- Organisasi dan Sumber Daya Manusia pelaksana
- Pembiayaan
- Dukungan Manajemen
Tujuan dan Manfaat
Tujuan SIMPEG di Lingkup Pemerintahan
- Untuk mendukung Sistem Manajemen PNS yang rasional dan pengembangan SDM di Aparatur Pemerintah.
- Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.
- Menyediakan Informasi PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian PNS
- Membantu Kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan
Manfaat SIMPEG
- Pelacakan informasi data seseorang pegawai akan mudah dan cepat.
- Pembuatan Laporan dapat mudah dikerjakan.
- Mengetahui Pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala
- Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian
- Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai (Profil Kepegawaian) yang cepat dan akurat
- Dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya
- Merencanakan Kebutuhan Pegawai (Neraca Kebutuhan Pegawai)
Keuntungan SIMPEG Online (Berbasis Intranet/ Internet)
- Dapat memelihara satu data besar secara bersama-sama
- Kesalahan / data yang kurang valid dapat dimonitor dan dikoreksi bersama
- Dapat melakukan pertukaran data dan file
- Berbagi sumber daya misalnya pemakaian satu printer untuk beberapa komputer yang terhubung dalam jaringan komputer
- Mempermudah komunikasi dalam suatu lingkungan kerja, misalnya dengan adanya program E-mail atau Chatting
- Apabila salah satu unit komputer terhubung ke internet melalui modem atau LAN, maka semua atau sebagian unit komputer dalam jaringan dapat mengakses dengan metode sharing connection.
Peranan Teknologi Informasi dalam pengembangan SIMPEG
Peranan TI (Teknologi Informasi) dalam pengembangan SIMPEG sangat besar artinya. Peranannya dijabarkan menjadi 3 poin:
- Memberikan dukungan dalam tugas-tugas pengolahan informasi
Dalam pengolahan informasi tentunya kita tidak akan lepas dengan namanya Teknologi Informasi। Hal yang paling sederhana yaitu apabila kita berkomunikasi tentunya kita tidak lepas dari pesawat telepon. Kemudian dalam mengolah data kita perlu komputer dan untuk menyajikannya kita perlu printer.
b. Sebagai peniada (collapser) waktu dan ruang
Makin berkembangnya Teknologi Informasi berkaibat makin hilangnya batasan ruang dan waktu. Kalau dulu untuk menyusun Daftar Urut kepangkatan (DUK) diperlukan waktu yang sangat lama maka kini dalam hitungan menit bahkan detik, data yang sedemikian banyaknya dapat diurutkan sesuai urutan kepangkatannya. Apalagi didukung dengan makin cepatnya komputer dalam mengolah data.
Adanya fasilitas penyimpanan digital berakibat makin efektifnya media penyimpanan. Kalau dulu diperlukan puluhan rim kertas untuk menyimpan data maka kita cukup dengan sekeping CD maka data yang sekian banyaknya dapat tertampung didalamnya. Sebagai perbandingan cd-rom dapat menyimpan 650 juta karakter informasi, setara dengan :325.000 lembar teks atau 650 rim kertas. Bandingkan pula dengan DVD yang mempunyai kapasitas penyimpanan setara dengan 8 atau lebih keping CD.
Dengan adanya flash disk, CD-RW dan hard disk external maka tranfer data dalam jumlah besar makin mudah. Kalau dulu kita terbatas pada disket yang berkapasitas 1,3 MB maka kini dengan flash disk yang kecil kita bisa menyimpan data sebesar 1GB. Bahkan beberapa tahun, beberapa bulan atau bahkan beberapa hari ke depan dipasarkan alat dengan kapasitas penyimpanan yang besarnya ribuan kali lipat. Hal ini bukan hal yang mustahil karena media penyimpanan berkapasitas dalam hitungan Terra byte sudah ditemukan.
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
- Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
- Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
- Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
